Eine gelungene Veranstaltung erfordert einiges an Planung. Zwischen Speisen und Getränken, einer passenden Location, Konzeption des Programms und etlichen anderen organisatorischen Hürden darf kein Aspekt unbeachtet bleiben oder bei der Vorbereitung zu kurz kommen.

Einer der wesentlichen Bestandteile jeden Events ist eine sorgfältig erstellte Gästeliste. Ob es sich um eine Feier im kleinen Kreis oder einen prunkvollen Gala-Abend handelt, eine ordentliche Gästeliste ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich. Deshalb sollte nicht einfach wahllos darauf losgestartet werden. Wir haben für Sie einige essenzielle Gesichtspunkte zusammengetragen, die bei der Erstellung einer Gästeliste zu beachten sind.

Erstellen Sie zunächst eine vorläufige Liste. Beginnen Sie damit, alle potenziellen Gäste aufzuführen und inkludieren Sie auch jene Personen, die für das Event selbst wichtig sind, wie beispielsweise Musiker, Cateringpersonal, Fotografen, etc.

Haben Sie die Liste der potenziellen Gäste vervollständigt, ist es an der Zeit, diese zu priorisieren. Ordnen Sie die Liste so, dass alle, die für Ihre Veranstaltung unerlässlich sind, in der Liste weiter oben stehen. So erhalten Sie einen groben Überblick, wie viele Gäste zuallermindest eingeplant werden müssen.

Anschließend sollten Sie die Liste auf eine angemessene Größe reduzieren. Streichen Sie im Hinblick auf maximales Fassungsvolumen Ihrer Location oder gewünschte Gästezahl jene Personen, die auf Ihrer priorisierten Liste weiter unten stehen. Lassen Sie sich dabei bestenfalls etwas Spielraum, um nachträgliche Änderungen berücksichtigen zu können.

Haben Sie Ihre Liste fertiggestellt, können Sie mit Ihren Gästen Kontakt aufnehmen. Verschicken Sie Einladungen oder rufen Sie Ihre Gäste an. Bitten Sie auch um Rückmeldung, sodass Sie wissen, wer an Ihrem Event teilnehmen wird.

Vergessen Sie anschließend nicht, Ihre Gästeliste regelmäßig zu aktualisieren. Auch unter Beachtung der Rückmeldungen können Sie Gäste nachträglich hinzufügen oder von der Liste entfernen. Wichtig ist dabei, dass Sie den Überblick behalten und genau wissen, wer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wird und wer nicht.

Zuletzt können Sie ein ausführliches Programm erstellen, das alle Details und Einzelheiten, einschließlich der Gästeliste, Ihres Events enthält. Dies hilft Ihnen, im Planungsstress die Übersicht zu wahren.

Bei der Organisation einer gelungenen Veranstaltung kann man schnell durcheinanderkommen. Bereits die Erstellung einer Gästeliste kann, je nach Größe Ihres Events, durchaus zu einem Problem werden, wenn man den Überblick verliert. Daher ist es oft der richtige Schritt, die Planung in Kooperation mit einem erfahrenen Team durchzuführen.

BRoK ist Ihr zuverlässiger Partner in Sachen Eventplanung und Catering. Von der Wahl der perfekten Location bis zur Bereitstellung köstlicher Speisen und Getränke nehmen wir alle Hürden, die bei der Organisation Ihrer Veranstaltung im Weg stehen, gemeinsam mit Ihnen. Lassen Sie Ihre Probleme unsere sein, damit Ihr Event für Sie und Ihre Gäste ein voller Erfolg wird. Kontaktieren Sie uns noch heute, unser erfahrenes Team berät Sie gerne.